Сотрудничество неизбежно
В недавнем сообщении в блоге Telstra генеральный директор Дэвид Тоди во всю превозносил важность общения между сотрудниками компании. «Когда дело доходит до внутренней коммуникации, необходимо использовать все, что есть в наличии - интранет компании, социальные медиа, внутренние информационные бюллетени, совещания, видео, личные встречи, инструменты совместной работы в сети,» - заявил он.
Он продемонстрировал результаты, которые получила Telstra в результате того, что организовала возможность онлайн-взаимодействия сотрудников с помощью Yammer, чтобы предоставить им возможность высказывать свои взгляды по различным вопросам, обмениваться идеями, и подключить к этому взаимодействию клиентов компании и не-клиентов, с которыми сталкивается персонал.
Однако стоит заметить, что персонал во многих организациях опережает менеджмент в принятии максимы Thodey, а именно: исследование, проведенное в США институтом Ponemon, обнаружило, что множество респондентов допускают использование публичных облачных сервисов в рамках совместной работы над документами или в рамках обмена этими документами между сотрудниками или с третьими лицами. «Шестьдесят два процента респондентов говорят, что некоторые сотрудники используют свой собственный Dropbox, Google Docs и/или Evernote (а также многие другие публичные облачные сервисы) на рабочем месте», - заявил Ponemon.
Кроме того, было отмечено, что управление во многих организациях не одобряет такой практики, но закрывают глаза на использование этих инструментов с учетом их растущей популярности и того, что они могут существенно повысить эффективность работы сотрудников.
Напрашивается вопрос: почему не растет количество организаций, которые готовы внедрить корпоративное решение подобного рода? Ведь поступая таким образом, они могут избежать проблем безопасности и управления, которые приходят с неконтролируемым использованием публичных облаков, и получить преимущество дополнительных возможностей и функций, которые предлагают средства совместной работы «бизнес-класса».
Например, корпоративная система для совместного использования документов будет предоставлять средства для ИТ аудита: теперь без труда можно определить кто работал с каждым конкретным документом и кому были предоставлены права доступа к этому документу. Это позволило бы использовать уровни доступа к созданному документу: кто может видеть этот документ, и могут ли они изменить его, кому дано право этот доступ к данным предоставлять и т.д. Такая система сможет обеспечить отслеживание изменений в документе, и фиксацию информации о том, кто эти изменения внес.
С повышением мобильности рабочей силы необходимость использования корпоративных инструментов для совместной работы в мобильном пространстве велика как никогда. По данным исследовательской компании IDC: «Двенадцать месяцев бурного ИТ потребления ускорили принятие более сложных приложений, в том числе мобильного контента и инструментов для совместной работы, [чтобы] повысить ценность сотрудничества, позволяя пользователям хранить, получать доступ и совместно работать над своими документами с любого устройства и принимать решения в любом месте, в любое время.»
Короче говоря, нет никакой необходимости для любой организации подвергаться рискам, присущим инструментам публичных облачных систем совместной работы - есть много доступных лучших альтернатив.