ИТ аутсорсинг: когда он необходим, а когда - нет
Часто аутсорсинг ИТ службы или ИТ проектов оказывается эффективным методом получения качественной работы без необходимости подбора постоянного штата квалифицированных специалистов, но всегда ли ИТ аутсорсинг достаточно эффективен и целесообразен? Мы решили порассуждать, в каком случае Вашей компании требуется внешняя ИТ поддержка, и почему аутсорсинг стал актуальной тенденцией в ИТ.
Существует ряд причин, почему ИТ аутсорсинг продолжает расти. Некоторые из этих причин находятся в сфере рыночных отношений, другие лежат в области технологий.
Прежде всего, рассмотрим рыночные причины. ИТ аутсорсинг уже можно назвать зрелой отраслью. Это означает, что есть что-то наподобие эффекта «храповика» - относительно мало контрактов завершается возвратом функций ИТ службы внутрь компании, большинство из них возобновляется с действующим поставщиком или передается другому внешнему подрядчику.
Несмотря на то, что сделка подразумевает гибкость, когда некоторые функции могут при необходимости перемещаться внутрь компании или вовне, все равно существует единая целостная платформа существующих сделок, а также все новых контрактов, обеспечивающих постоянный рост. Скорость обновлений также указывает, что большинство клиентов по крайней мере достаточно удовлетворены ИТ аутсорсингом в качестве модели работы - хотя некоторые могут возразить, что контракты продлеваются по той причине, что клиенты больше не владеют достаточными навыками и опытом, чтобы вернуть ИТ функции под свою крышу.
Второй причиной является доступ к навыкам. Большинству организаций-клиентов трудно конкурировать со специализированными ИТ аутсорсинговыми компаниями в создании устойчивых, масштабируемых, высококачественных ИТ бизнес-процессов. Только очень крупные организации в состоянии обеспечить достаточное инвестирование и развитие ИТ инфраструктуры, чтобы предложить привлекательные карьерные и профессиональные возможности для ИТ-специалистов.
Третья и последняя причина состоит в том, что скорость изменения и развития технологий продолжает расти. Облака и тенденция к перехода к различного рода «… -как-сервис» предложениям является значительным стимулом к использованию аутсорсинга ресурсов, полученных экономически эффективным способом.
С точки зрения «рабочей философии», большим изменением в течение последних 10 лет является то, что аутсорсинг стал общепринятой нормой. Раньше ИТ аутсорсинг считался более спорной бизнес-моделью, а теперь он все больше утверждается в качестве одной из основных моделей организации работы и укрепился в лексиконе большинства руководителей.
При этом мы не пытаемся утверждать, что использование ИТ аутсорсинга – это единственно верный путь. Это прежде всего коммерческая модель достижения результатов, и в некоторых случаях ее использование оправдано, а в некоторых - нет. Но понять к какому случаю относится именно Ваша компания - это основная задача, стоящая перед Вами.
Важным моментом является потеря контроля над ИТ службой. Компании опасаются, что если функции больше не выполняются их сотрудниками, то они не смогут получить то, чего хотят, когда они этого хотят. В других случаях, предприятия опасаются, что решение будет необратимо, что они больше не будут обладать навыками или способностями, чтобы вернуть внутрь фирмы переданные на аутсорсинг функции по окончании контракта.
Стоимость также остается отдельной темой. Многие предприятия опасаются, что, как только они вступят в коммерческие отношения с конкретным аутсорсером, то станут зависимы от него и в конечном итоге будут платить по более высокой стоимости.
Некоторые предприятия обеспокоены нелояльностью и несправедливостью по отношению к своим сотрудникам и хотят защитить их и их рабочие места. Кроме того, ключевым камнем преткновения может быть страх негативного паблисити. Такие инциденты, как правило, связаны с потерей рабочих мест в результате перехода на ИТ аутсорсинг.
Первые три проблемы (потеря контроля, опасения необратимости изменений и стоимость) обычно можно решить путем грамотного составления договора на ИТ аутсорсинг. Что касается рабочих мест и PR вопросов, они могут управляться различными способами - многие сделки включают такие аспекты как переход персонала в аутсорсинговую компанию или положения по переподготовке.
Ответ на вопрос о том, стоит ли использовать ИТ аутсорсинг, зависит от каждого конкретного случая и обстоятельств в самом широком смысле, включая возможности компании, устойчивость на рынке, риски и сравнение финансовых затрат на аутсорсинг и сохранение ИТ функции внутри компании. У аутсорсеров нет «секретного рецепта», и, по крайней мере теоретически, внутренняя ИТ служба способна обеспечить абсолютно все, что требуется компании. Вопрос всегда состоит в том, сможет ли она это на практике и какой вариант имеет больше шансов на успех?
В то же время высококвалифицированный персонал и сильная корпоративная культура, вполне могут быть достаточными причинами отказа от ИТ аутсорсинга. Каждый случай должен оцениваться независимо.
Исследование, проведенное Leiberman, обнаружило, что в 62 процентах случаев использования ИТ аутсорсинга, реальная стоимость контракта была больше, чем первоначально планировалось. Рассмотрим, какие три стратегии компании могут реализовать, чтобы избежать этого, и по каким причинам это происходит.
Перерасход средств происходит под влиянием ряда распространенных причин. Например, неправильное первоначальное планирование и анализ часто означают, что первоначальные затраты были недооценены и причины роста будущих расходов недостаточно понятны. Точно так же плохо описанные или (чаще) усложненные механизмы ценообразования в договоре делают для клиента непрозрачными суммы за обслуживание. Еще одним фактором, может быть отсутствие активного управления клиентской организации, что приводит к потере контроля.
Стратегии, используемые для того, чтобы избежать подобного, включают затраты времени по изучению подробной модели описания затрат нынешних и будущих услуг, а также моделирование сценариев аутсорсинга и сохранения ИТ функции внутри компании. Это поможет предприятиям понять, как они будут вести себя в разных обстоятельствах.
Компании должны также провести переговоры по составлению прозрачного, надежного контракта с жестким контролем изменений и четкими механизмами определения стоимости услуг, чтобы понимать, как суммы будут меняться в различных обстоятельствах.
Также часто помогает назначение ответственного по контролю соблюдения условий договора или целой управленческой команды для управления поставщиками. Если компании оставляют все эти вопросы на откуп поставщикам, они словно сами напрашиваются на неприятности.
Наконец, существуют ли ситуации, когда предприятия должны безоговорочно использовать ИТ аутсорсинг? Таких примеров не существует. Однако есть примеры, когда предприятия должны серьезно рассмотреть вопрос о том, что для них ИТ аутсорсинг может быть наилучшим вариантом. В частности речь идет о случаях, когда внутренние ИТ службы перманентно не в состоянии достичь поставленных целей и показателей, а усилия по их усовершенствованию не раз заканчивались неудачей.
Аутсорсинг может также использоваться в целях привлечения высококвалифицированных или узкоспециализированных сотрудников. Равным образом аутсорсинг может быть полезен, когда для внесения изменений требуются крупные инвестиции. Наконец, в некоторых организациях просто исповедуется тот подход, что компании нужно сосредоточиться только на своих основных функциях и передать на аутсорсинг все остальное.