ИТ аутсорсинг: управление изменениями при переходе

Несмотря на то, что компании тратят значительное время и усилия на реализацию самой стратегии аутсорсинга, многие из них не используют эти преимущества в полной мере, говорит Шайлендра Сингх, бизнес-директор направления стран Африки компании Wipro.

Реальность такова, что ИТ-аутсорсинг представляет собой фундаментальный сдвиг в том, как организация ведет бизнес, и влияет на самые различные аспекты ее работы. В целях получения ожидаемых выгод от использования ИТ-аутсорсинга управление изменениями является важным компонентом, обладающим решающим значением для успеха.

Когда дело доходит до реализации стратегии ИТ-аутсорсинга, большое количество организаций рассматривают это предприятие как очередное усилие по снижению затрат, и как следствие – недооценивают вызванные этим изменения как для ИТ-специалистов так и для простых пользователей. Большая часть времени и денег, участвующих в процессе аутсорсинга IT, тратится на поиск подходящего партнера.

Это часто включает в себя привлечение консультантов, выявление потенциальных поставщиков, оценку ответов на запросы коммерческих предложений, проявление должной осмотрительности в исследовании поставщика, и переговоры при заключении контрактов. Хотя все это имеет большое значение, на этом процесс аутсорсинга IT не заканчивается.

По сравнению с количеством времени и усилий, потраченных на закупку услуги, количество потраченного времени на рассмотрение влияния изменений на пользователей минимально, и в этом моменте, как правило, как раз и возникает проблема.

После того, как инициативы внедрения аутсорсинга IT  будут завершены, бизнес-пользователи должны адаптироваться к новым процессам, процедурам и протоколами управления услугами. Это включает в себя удаление внутренней службы ИТ-поддержки. Кроме того, часто лидеры мнений в коллективе полагают, что их партнеры по аутсорсингу не могут предоставить им то, что нужно. А это является еще одним препятствием перед принятием ИТ аутсорсинга в компании.

Если эти пользователи не были привлечены к процессу аутсорсинга ИТ с самого начала, и их не заверили, что их потребности будут удовлетворены, внутреннее сопротивление инициативе ИТ аутсорсинга может привести к срыву планов и операционным сбоям. Что касается ИТ-специалистов, то аутсорсинг часто меняет их роль или приносит новые роли и обязанности, с присущими им новыми процессами и инструментами, которые должны быть поняты и приняты для построения отношений с внешним партнером.

Без полного понимания влияния ИТ-аутсорсинга на все аспекты работы в рамках организации, предприятия рискуют создать то, что не может предоставить ожидаемого сокращения расходов и иных выгод, и даже способно заставить руководителей отказаться от реализации каких б то ни было аутсорсинговых проектов в будущем.

Управление изменениями имеет важное значение в обеспечении успеха ИТ-аутсорсинга. При планировании внедрения инициативы ИТ-аутсорсинга важно, чтобы компания не только получала услуги ИТ-специалиста, который будет проектировать эффективные технологические решения бизнес-процессы, но и услуги экспертов по управлению изменениями. Это поможет организации сформировать партнерские отношения между пользователями и руководителями с четко определенной перспективой развития ИТ-услуг и согласованными критериями оценки успешности проекта.

Эксперты по управлению изменениями могут помочь в ряде областей, включая предоставление руководящих указаний и поддержку ИТ-лидеров с точки зрения прогнозирования и выявления проблемных областей (внутреннего сопротивления и иных барьеров), а также помогают командам из разных отделов и департаментов сотрудничать как единое целое.

Важно также проанализировать возможный эффект изменений и определить план этих изменений, а также четко определить новые роли и обязанности для внутренних ИТ-специалистов. Кроме того, могут быть использованы специально созданные внутренние агенты изменений, которые смогут эффективно управлять принятием ИТ аутсорсинга в рамках организации, а также настроить процессы, которые обеспечат долгосрочный устойчивый успех.

Аутсорсинг обладает потенциалом, чтобы значительно снизить расходы, обеспечивая доступ к новейшим технологиям и лучшим мировым практикам, однако многие проекты по аутсорсингу ИТ просто не в состоянии выстоять. Во многом это можно отнести к недооценке предприятиями влияния ИТ-аутсорсинга на людей в рамках всей организации.

В конечном счете, аутсорсинг это не просто еще один ИТ-проект, это сочетание ИТ-проектов и инициатив по управлению преобразованиями, к которым надо подходить с точки зрения бизнес-пользователей. Рассматривая ИТ-аутсорсинг с этой точки зрения, организации смогут управлять принятием новой модели услуг, обеспечить ей долгосрочную жизнеспособность, и получить тем самым важные конкурентные преимущества.