Как не наступить на старые грабли в ИТ аутсорсинге

Развитие и изменение технологий, используемых бизнесом, помогло отойти от традиционного монолитного подхода к ИТ аутсорсингу. Такие достижения как облака сделали реальностью смартсорсинг: с помощью небольших, гибких контрактов на конкретные услуги закрываются конкретные ИТ потребности быстро и эффективно, вместо предоставления единой внешней альтернативы внутреннему ИТ отделу. Мы уже поднимали эту тему в статье о мультисорсинге и о примере применения гибридного подхода к ИТ аутсорсингу компанией Rompetrol – однако теперь к использованию большого количества мелких контрактов присоединяется стратегическое видение их использования.

Тем не менее, смартсорсинг – это не волшебная таблетка, которая исправит все проблемы ИТ аутсорсинга предприятия. По своей сути смартсорсинг  является просто методом работы, при всем своем потенциале эффективности и действенности.

Без эффективного управления смартсорсинг не будет приносить никакой пользы, по сравнению с традиционными, крупномасштабными аутсорсинговыми проектами, и, возможно, даже представляет собой шаг назад. Например, если ИТ аутсорсинг разделяется в компании на ряд более мелких, временных контрактов, процесс подписания контрактов может сильно упроститься, вследствие чего снизится критичность восприятия условий и, что еще хуже, есть риск вообще забыть о существовании автоматически продлевающихся договоров. Это может заставить бизнес тратить деньги на услуги, в которых он больше не нуждается, и которые не контролируются и не отслеживаются ИТ-отделом компании.

ИТ планирование

Смартсорсинг похож на любой другой вид ИТ-стратегии: ее успех будет принят задолго до того, как в ход пойдет технология. Эффективный смартсорсинг означает эффективное планирование и подготовку. Начнем с того, что ИТ-отдел должен знать как стратегические потребности своего бизнеса, так и технические ИТ возможности, необходимые для поддержки этих потребностей. Это позволит определить наличие «дыр» в ИТ-системе организации, где смартсорсинг реально может помочь.

Следующим шагом для ИТ-отдела должно стать определение того, в чем будет нуждаться бизнес в будущем. Например, если рост компании – это основная часть бизнес-стратегии, то какая ИТ-инфраструктура и сервисы потребуются, чтобы его поддержать. Кроме того, реализация краткосрочного ИТ проекта может наложить дополнительные обязанности на ИТ отдел в течение нескольких недель или месяцев.

После того, как ИТ-отдел определил текущие и будущие потребности бизнеса и то, как эти потребности могут быть обеспечены, предстоит сделать следующее важное решение – будет ли этот рост происходить за счет внутренних резервов или с использованием внешних провайдеров ИТ услуг. Это будет зависеть от конкретных требований ситуации. Если необходимо  поддерживать непрерывный рост, то есть смысл сохранения и расширения ИТ-сервисов внутри фирмы.

Если краткосрочный проект увеличит потребности в квалифицированных сотрудниках в течение нескольких недель или месяцев, использование внешних человеческих ресурсов и экспертного опыта будет иметь больше смысла, чем наем постоянных или контрактных работников за большие деньги, которые окажутся лишними, когда проект будет завершен. В случае, если возникает или выявляется существенный недостаток в ИТ, использование услуг внешних поставщиков может обеспечить немедленное исправление ситуации, в то время как ИТ отдел продолжит работу над расширением своих внутренних возможностей ИТ-системы как более долгосрочного и стратегического направления.

Предполагая, что вы прошли через весь описанный выше процесс, и решили, что смартсорсинг является лучшим решением для вашей компании, вы можете точно определить, каковы ваши реальные бизнес-потребности. Это могут быть дополнительные навыки для поддержки ИТ-проекта или заполнение существующих пробелов в ИТ инфраструктуре, новые сервисы для поддержки более широкого бизнес-проекта; или инфраструктурные решения, которые способны адаптироваться для удовлетворения изменяющихся потребностей, зависящих, например, от сезонных изменений. Это дает вам подробную спецификацию услуг, используемых по системе смартсорсинг, которая может быть использована для выбора наилучшего поставщика услуг.

Можно написать не одну статью, посвященную методикам и способам выбора наилучшего поставщика и согласования самых выгодных условий сделки, но три основных соображения, которые всегда должны приниматься во внимание, следующие:

• Убедитесь в том, что поставщик может определенно предоставить именно то, что он обещает, и по заранее согласованной цене. Это включает должную осмотрительность: общение с другими клиентами провайдера услуг и проведение тщательного предварительного исследования с целью убедиться, что после подписания контракта не будет никаких неприятных сюрпризов.
• Осознайте, что вам придется контролировать большее количество услуг, навыков и инфраструктурных единиц, которые поставщик добавляет к вашему бизнесу. В конечном счете финансовая отчетность об используемых ИТ услугах должна запрашиваться у ИТ-отдела, так как именно это подразделение должно убедиться, что оно имеет полное представление о происходящем и за ним остается последнее слово касательно всего, что делается от его имени.
• Определите стратегию выхода. Как мы знаем из «традиционного» аутсорсинга, наибольшие затраты наступают тогда, когда бизнес хочет расторгнуть неэффективную или убыточную сделку. ИТ-отдел должен всегда понимать, как он может расторгнуть контракт, в идеале гарантируя, что любое нарушение может быть исправлено собственными силами и в короткие сроки.

Смартсорсинг не может автоматически решить все проблемы ИТ аутсорсинга. Но если ИТ-отделы четко знают свои потребности, адекватно оценивают предложения, и делают выбор с умом, они могут стать  примером успеха применения стратегии смартсорсинг, а не поучительной историей о том, как делать не надо.